Hybride meetings als nieuwe norm

Sinds hybride werken de norm is, zijn ook onze vergaderingen veranderd. Waar we vroeger met z’n allen in één ruimte zaten, is het nu altijd een mix: een deel van de collega’s logt online in, de rest zit fysiek bij elkaar.

Dat klinkt efficiënt, maar de praktijk is vaak anders. Geluid dat hapert, collega’s die elkaar niet goed horen of een volle vergaderruimte waar maar één iemand spreekt tegen zijn laptop. Het zorgt voor frustratie, verlies van productiviteit en ongelijkheid in de samenwerking: wie inbelt, voelt zich vaak minder betrokken dan wie fysiek aanwezig is.

De uitdagingen op de vloer

• Overlast op de werkvloer: collega’s die overal en nergens in videocalls zitten.
• Inefficiënt gebruik van ruimtes: grote vergaderruimtes bezet door één of twee mensen die een call hebben.

• Verschillende belevingen: wie online inbelt, voelt zich vaak minder betrokken dan wie fysiek aanwezig is.

Wat werkt wél?

Hybride meetings vragen om een andere inrichting en slimme oplossingen:

• Belcellen en booths voor korte calls, zonder dat de hele werkvloer meeluistert.
• Kleinere pods voor 2–4 personen die hybride overleg willen voeren.
• Technologie die ondersteunt: goede akoestiek, verlichting en camera’s maken het verschil.
• Duidelijke afspraken: een booth bedoeld voor korte calls moet niet de hele dag bezet blijven. Heldere regels zorgen voor eerlijke verdeling.

Onze ervaring

Wij zien dat organisaties die hybride meetings goed faciliteren, direct effect merken. Het kantoor is daarmee niet alleen een plek om fysiek samen te komen, maar ook een hub voor digitale verbinding.